ho spesso parlato della necessità di avere un efficiente sistema di gestione dei documenti in luogo per qualsiasi azienda. Non posso sottolineare abbastanza realmente. Se si pensa che un sistema di gestione dei documenti è simile al file di archiviazione, continua a leggere, se pensate che il vostro sistema di archiviazione ha lavorato per voi, anche se hanno perso uno o due proposte e si sentiva goffo alle riunioni perché sei informazione non è stata ragazzo correttamente aggiornati o appena perso, ho una notizia per voi.
In primo luogo, ciò che è di archiviazione file esattamente? In poche parole, di caricare documenti online e si è tenuto lì per voi di inviare il link ai dipendenti di detto documento e scaricare ... C'è solo una o due difetti con questa idea.
Problema uno:
Quanto è sicuro i vostri documenti online, e come si può essere certi che solo i dipendenti sono loro il download? Quanto assurance avete che il file è ancora in corso di essere lì quando sei server morde la polvere ed è necessario per ottenere i documenti di nuovo nel tuo ufficio? Non molto, direi giusto? Poiché molti servizi online di archiviazione di file solo ti permettono di tenere i propri documenti online per un certo periodo di tempo, e solo avere una server di lavorare off di così il vostro spazio e il tempo è limitato.
problema in due:
Pensi davvero fidare implicitamente? Sai chi ha scaricato quel documento da servire e che sta lavorando al momento verificato su di esso?
È possibile mantenere tutto questo fino alla data utilizzando un banco di classificatori sì, i documenti e non devono mai lasciare l'ufficio. Non sembrano mai stare dove devono, lo fanno? Qualcuno, da qualche parte in questo momento sta prendendo un documento a casa per lavorare su di esso, e la quantità di persone che sanno che il documento è stato estratto è minimo.
sospiro, e chiedere che cosa devi fare al riguardo? Si potrebbe mettere un piccolo team di sicurezza in giro per i classificatori, è possibile creare i registri in cui le persone hanno di firma a tirare fuori un documento, ma come è che ti aiuterà a semplificare la tua attività quando tutti hanno bisogno di controllare che registro ogni cinque minuti del giorno?
si guarda a una soluzione online. Una soluzione diversa archiviazione dei file, posso aggiungere, ed ecco perché.
Una soluzione di cloud based?
Cloud sistemi di gestione dei documenti consentono di lavorare in linea con i documenti e fa in modo di sapere esattamente chi sta lavorando su un documento. Che ti permette di sapere chi è stato l'ultima persona a lavorare su quel documento. Vuoi saperne di più?
Questi sistemi di gestione dei documenti consentono inoltre di controllare molto più che solo il documento. Se, per esempio, si sta esaminando le politiche e procedure aziendali, e questo deve essere aggiornate o non ci sono azioni bisogno di essere curati all'interno del documento, è possibile assegnare tali azioni a un dipendente, e vengono poi a sinistra con due scelte, o completare l'azione e chiudere il tutto, o riprogrammare l'azione, dando un motivo. Questo ti permette di rimanere in cima della situazione e la persona responsabile di queste azioni. A causa del rilevamento delle azioni ha permesso in questi sistemi, i dipendenti saranno notificate a livello interno sia con le email compagno che avete impostato le attività per loro. Quindi, ti dà la funzionalità di non dover lasciare l'ufficio o il PC per assegnare il lavoro ai dipendenti.
maggior parte di questi sistemi sono dotati di pacchetti completi che si possono integrare in un potente sistema di gestione aziendale, dove si sarebbe documenti nel sistema, legato ai documenti appena creato in un sistema di gestione dei contenuti, che possono poi a loro volta essere collegati a azioni e controlli, che si sarebbe poi collegamento in un cruscotto aziendale. suona un po 'più complicato di quanto non sia così, aiutiamoci con un esempio. Se si desidera creare un dossier pianta, si dovrebbe caricare tutti i documenti relativi al materiale di proprietà della vostra organizzazione. Questi documenti è poi collegamento in un cms (content management system), che viene poi a sua volta collegato al tuo cruscotto. È quindi possibile collegare azioni per entrambi i documenti che poi sarebbero tutti collegati sul cruscotto.
Il risultato è un rapporto che comprenda tutti sul cruscotto che, quando si fa clic su di esso, ti mostra tutto ciò che riguarda quella pagina, dai documenti ad esso collegati, a tutte le azioni che sono necessarie per essere fatto o con i documenti.
Che cosa è un cloud in base Document Management System, ed è sicuro:
sicura come case, vorrei dire che normalmente, ma credo che andrò con più sicuro di case. Perché? Semplicemente perché questi sistemi di mantenere le copie dei documenti, non solo il server uno. Ciò significa che, se il server richiede un tuffo, un computer portatile o è rubata o ridotta ad un cumulo di cenere ardente, o il documento va semplicemente assente ingiustificato, si dispone di backup pronto e in attesa per voi. In questo modo non si perde mai nulla, e l'organizzazione non fermerebbe dolorosa, perché è necessario ricostruire il sistema.
Questi sistemi bisogno anche di poco o nessun personale IT o di terzi fornitori di soluzioni IT, per risparmiare soldi da spendere per altre cose la vostra organizzazione ha bisogno.
Quindi, quando si pensa ad un sistema, assicuratevi che sia quello giusto per te. Assicurarsi che ti permette di fare tutto ciò di cui qui e più prima di decidere. Ricerca, e un sacco di esso. leggere attraverso casi di studio ed eventuali altre informazioni si possono trovare su un sito.
una decisione consapevole è sempre stata la decisione migliore.
