Per circa 20 anni, ho visto gente entrare in uno stato più di gestire azioni che nascono dalla salute, la sicurezza, le questioni ambientali o di qualità. Di solito accade è che ci sono un sacco di forme, verbali di riunioni, relazioni di audit e tutte le altre cose che sembra accumularsi. Molto spesso, le persone a creare fogli di calcolo per gestire le azioni, e poi si finisce con una collezione di fogli di calcolo, che si aggiungono al problema. gente si sovraccarica di lavoro (che è spesso complementari al lavoro da il loro ruolo primario) e spesso elementi importanti ottenere perdere.
In breve, vi è la tendenza a non avere una strategia coerente.
Fatto correttamente, si può facilmente superare questo. Ci sono alcuni sistemi sul mercato, come il nostro sistema integro propria, che forniscono un completamente configurata soluzione, ma non vi è alcun motivo per cui non è possibile farlo da soli, infatti, abbiamo compilato il predecessore di INTATTO all'interno dell'azienda dove ho lavorato per risolvere i nostri problemi e non era figlia di una società di software <. br /> Quindi, se avete intenzione di farlo da soli, ecco le 10 regole d'oro per configurare il proprio sistema di gestione per azione:
Non importa da dove vengono, si finisce con temi, argomenti o qualsiasi altra cosa ti piacerebbe chiamarli, con le azioni che ne derivano. Maggior parte dei problemi sono semplici, sia con una singola azione o addirittura nessuna azione, mentre altri possono essere più complesso, con azioni diverse a persone diverse, con tempi diversi. Ma non importa che si tratti di un incidente di sicurezza, un reclamo del cliente o di un oggetto di revisione contabile, è ancora finisce con un problema che deve gestire. 2. per quanto possibile in un database di trasferimento
Invece di avere un sacco di record in tutto il luogo, hanno un solo database. Quindi, questo database è possibile memorizzare i vostri eventi, le ispezioni, i problemi interni, i reclami dei clienti, verbali di riunioni, relazioni di audit e così via. 3. Utilizzare un database piuttosto che un foglio di calcolo
Non utilizzare un foglio elettronico. Al limite, un foglio di calcolo può essere usato come un database, ma non sono strutturati come un database relazionale e si fa un sacco di lavoro per te. Inoltre, fogli di calcolo può avere un solo utente alla volta, in modo che compromette la regola del 5 . . Usiamo Microsoft Access, perché dà un sacco di flessibilità e di non avere per essere un esperto di software database per configurarlo Ci sono alcuni altri programmi di database simili presenti sul mercato esperti di database Purist non credo che un sacco di Access. per sistemi complessi con masse di dati che ha i suoi limiti, ma non stiamo parlando di questo qui. Ciò che vogliamo è qualcosa con la flessibilità.
Giusto per confondere un po 'voi, vi spiegherò due termini di database, che userò in seguito. Uno è "campo" che è un po 'come una colonna in un foglio di calcolo. Così potremmo avere un campo denominato "Data", un altro chiamato "Description" e così via. Poi abbiamo "record", che è un po 'come una riga in un foglio di calcolo.
Vorrei consigliare a vista 2 tavoli chiave ;
Non cercare di indovinare ogni situazione. Cosa si può trovare è che, come si abitua, potrete vedere altre caratteristiche che avrete bisogno. La vecchia regola 80:20 si applica, in cui si ottiene l'80% delle prestazioni dal primo 20% del sistema. Così inizia semplicemente, ma hanno in mente la capacità di sviluppare il sistema. Avevo fortemente raccomandato avere un front end e back-end in modo da poter avere una versione di sviluppo del front-end ancora permettere alle persone di inserire i dati tramite il front-end esistenti. 5. Entro limiti ragionevoli, dare l'accesso il più possibile
Questo è probabilmente uno dei più grandi benefici. Non appena le informazioni sono condivise e messe a disposizione, sarete sorpresi di quante idee per miglioramenti sorgere. Esistono limitazioni e si potrebbe voler, quali la limitazione che può sign-off problemi e che possono modificare i bit di dati certi, ma in generale, favorire l'accesso multiplo.
Alcune persone, come aggiungere alcune caratteristiche di sicurezza, ma mantenere questi semplice se si senti ti serve. 6. Inserire solo i dati una volta
Questo link in regola con 5. Piuttosto che hanno forme di essere scritti a mano e poi trascritte in qualche altro record, perché non sono persone inserire le informazioni direttamente?
Si ricorda che non appena si sono più insiemi di informazioni, hai 3 problemi:
- È
- stanno pagando le persone a immettere i dati due volte
- C'è un ritardo di tempo tra una serie di dati che derivano sempre e inserite nel sistema altri
- Prima o poi, essi differiscono. Quale delle due è corretta?
Quindi non hanno verbali delle riunioni e delle loro azioni nei documenti di Word e di un database di gestione delle azioni. Hanno la capacità di registrare il verbale nel database da zero e non inserire dati in fogli di calcolo per le analisi. Ottenere il vostro sistema per fare l'analisi per voi
. 7. Ridurre al minimo i campi obbligatoriUno dei principali modi di convincere la gente inserimento dei dati è di rendere il sistema user-friendly, e un modo sicuro per trasformare le persone è spento per un sacco di campi obbligatori. La difficoltà principale con tali campi è che è difficile prevedere tutte le ragioni per l'inserimento di un record, ed è molto probabile che si dovrà casi in cui non vi sono informazioni relative al campo obbligatorio. In tali circostanze (e l'ho visto fare molte volte) la gente o inserire dati falsi solo per riempire la scatola, o ignorare il record intero del tutto. Nel sistema INTEGRA, abbiamo solo un campo che è obbligatorio designare se un'azione è correttive o preventive. 8. Caratterizzare ogni problema ha la sua sorgente e semplici filtri
Quindi, abbiamo un grande tavolo per problemi, ma questo sarebbe inattuabile senza alcuni filtri. Ho suggerito una chiamata campo "fonte", questo è certo identificazione di come il problema sorto, come il rapporto di incidente, l'ispezione, meeting, reclamo del cliente, ecc Invece di inserire dati in una tabella, inserire attraverso un form e rendere il modulo specifiche per la fonte. Così si avrebbe un modulo per i rapporti trattino, che sarebbe basato su un filtro per le denunce di incidenti e hanno una impostazione predefinita di "Incident Report" per l'origine. 9. Dovete fare le liste per tutte le persone
Questo è uno dei benefici più grandi (alcuni dicono maledizione) di un sistema integrato di gestione dell'azione.
impostare un filtro in modo che si possono elencare tutte le azioni incomplete per una persona sola. Perché abbiamo messo tutto in un unico database, quindi invece di avere un sacco di rapporti, verbali, ecc, che una persona ha bisogno di riferimento, hanno solo quello che fa lista Il motivo per cui potrebbe essere considerato come una maledizione è perché le azioni non vanno mai via se non li completi;. alcune persone potrebbero essere state utilizzate per azioni di essere dimenticato quando erano nelle fonti disparate. 10. Hanno rapporti di gestione significativo
Creare un filtro in modo da poter vedere i rapporti di azioni incomplete e di gruppo di questi, come in ritardo e non in ritardo.
Prendi il sistema per fare il lavoro per voi. Per esempio, se i dati vengono immessi per i reclami dei clienti, creare report che forniscono le ripartizioni di cui i conteggi e il costo dei reclami per ogni cliente. Dovrebbe inoltre garantire che la pena di avere un campo per il tipo di denuncia, come "Merci ricevute in ritardo", in modo . È inoltre possibile ottenere una analisi su questo />
