ISO 20000 o la realizzazione dei processi ITIL può sembrare un compito molto arduo. In articoli precedenti, ti ho dato una panoramica di un approccio innovativo, il processo di prototipazione la metodologia di attuazione, che può permettere di ottenere la certificazione ISO 20000 in soli 18 mesi.
Vi ricordo dei quattro stadi della metodologia basata sui processi:
In questo articolo, vi spiegherò più in dettaglio la seconda fase, processo di costruzione . Questa fase si compone di tre attività e una pietra miliare.
TEMA 1: processo di mappingLa prima cosa che devi fare quando si costruisce un processo di mappatura dei processi. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario gettare le basi per il vostro processo: per capire la terminologia, gli obiettivi, la portata, i requisiti, la teoria di base e di concetti, ecc Questo è importante perché si dovrebbe fare in tutti condividono che la stessa visione. Una volta fatto questo, si può avere sessioni di lavoro di tracciare tutte le attività che compongono il processo.
Se si vuole essere efficiente, è necessario essere preparati. Nella Fase 1 (processo di prototipazione), è prodotto un prototipo di processo. Questo è il punto di partenza. Alcune sedute possono essere richiesti a seconda della scadenza complessità e la lunghezza del processo. Tuttavia, le sessioni di mapping non dovrebbe superare i 4 sessioni di lavoro, e ogni sessione deve durare non più di 3 ore.
Non abbiate paura di mettere le cose, anche se non sono perfetto sulla prima bozza. Utilizzare un approccio iterativo. Dopo ogni sessione, prontamente inviare la nuova versione del processo a tutti i membri del team in modo che possa essere convalidato e commentati.
Process Mapping Linee guida:
TASK 2: Il lavoro di sviluppo prodotto
Con questa attività, l'obiettivo è quello di costruire o modificare documenti e prodotti lavoro relativo al processo. Questi risultati potrebbero essere le istruzioni, liste di contatti, procedure di escalation, ecc Ricordate la vostra to-do list? Usarlo per la gestione del lavoro i vostri prodotti. Questo è un compito molto eco-friendly perché la chiave è il riciclaggio. Ancora una volta, non partono da zero. Per quanto possibile, utilizzare quello che c'è già e aggiornarlo. No, non sarà perfetto, ma la perfezione non è quello che vogliamo. Vogliamo mantenere le cose in movimento il più velocemente possibile, così l'obiettivo è il miglioramento continuo.
TASK 3: Il processo di validazioneQuesto è di solito quando le cose vanno male. Non intendiamo mettere ogni indebita pressione su di voi, ma se sei in carica delle sessioni di convalida, il successo del progetto di implementazione dell'intero poggia sulle tue spalle! No scherzo (o quasi)! La buona notizia è, qui è tutto quello che dovete sapere per evitare le insidie di solito questo compito.
Per prima cosa: che cosa è la convalida del processo? E 'dove tutto il vostro duro lavoro si trasforma in un processo in buona fede pronti per essere attuati. Una volta che tutte le persone giuste convalidare il contenuto del processo, è discutere l'impostazione della formazione, stabilire una data di go-live per il processo e aggiornare il tuo to-do list. Facile, no?
Bene ... Non così in fretta. La parte "validazione" del processo di convalida può trasformarsi in un vero incubo se non si va in questo con entrambe le mani saldamente sul volante.
Una sessione di convalida è fondamentalmente tutte le persone chiave coinvolte nel processo insieme in una stanza, la revisione del processo, attività per attività. Se non vuoi che le sessioni di trasformarsi in infinita terapia di gruppo, di comunicare l'approccio decisionale proprio all'inizio. Fidatevi, quando si tratta di processo di convalida, le differenze di opinione sono la norma, non l'eccezione.
Quando abbiamo detto che il successo di tutta la vostra ISO / IEC 20000 di attuazione del progetto si basa su questo compito da soli, sul serio. La differenza tra ottenere questo diritto e ottenere questo male è la differenza tra prendere mesi o l'assunzione anni per ottenere la certificazione.
Il vostro obiettivo è quello di assicurarsi che il prototipo processo è stata trasformata con successo in un processo che riflette la realtà dell'organizzazione, nonché di tutti che è coinvolta. La tua più grande sfida sarà quella di portare a tutti di nuovo al principale obiettivo che è quello di avere un processo funzionale che migliora non solo sullo stato reale delle cose, ma anche può essere implementato in un breve periodo di tempo. Ancora una volta, non mirano alla perfezione. Questo è quello che la fase di processo di sintonizzazione è per.
MILESTONE: Il processo di approvazioneCosì sapientemente navigato attraverso il processo di convalida e sono ora pronti per passare al processo di approvazione. A questo punto, il ciclo di vita dei processi documentali è attivato e si dovrà ottemperare ai requisiti 3.2 della norma ISO 20.000-1, documentazione dei requisiti.
La vita processo di gestione del ciclo di documento spiega in genere in modo che documenti quali le politiche, i processi, linee guida e le istruzioni di lavoro devono essere gestiti. Con la gestione del ciclo di vita del documento, intendiamo sviluppare nuovi documenti, la revisione di documenti già esistenti, approvare documenti e la pubblicazione dei documenti in modo che possano essere disponibili per gli utenti interessati. proprietari di processo sono generalmente responsabili di processo di approvazione. Fai la formale approvazione, pubblicare il processo di approvazione e lo comunica agli utenti.
Alla fine del processo di approvazione, si dovrebbe avere l'approvazione del management in merito alla portata di processo, obiettivi, indicatori di performance, diagramma di flusso, le attività e le interfacce ad altri processi. Dopo aver completato la fase di processo di costruzione, sarà ora passare alla fase di attuazione del processo.
Ogni processo passa attraverso tutte le fasi per completare il progetto di implementazione 20.000 ISO.
