Tutti i datori di lavoro statunitensi sono tenuti a verificare l'ammissibilità di lavoro di ogni individuo assumono a lavorare negli Stati Uniti. Secondo la legge federale, i datori di lavoro sono tenuti a compilare e conservare ciò che è conosciuto come il modulo I-9 o per l'occupazione di ammissibilità Modulo di verifica per ciascuno dei propri dipendenti. Il modulo I-9 viene utilizzato per convalidare l'identità dei dipendenti, i loro numeri di previdenza sociale e la loro idoneità al lavoro nel paese. I datori di lavoro sono tenuti a mantenere un I-9 modulo a ciascun dipendente per un periodo di almeno tre anni fino a quando l'individuo ha lasciato l'azienda. L'obbligo si applica sia ai cittadini e non cittadini e le imprese che si trovano ad essere in mancato rispetto può affrontare controlli federali e sanzioni pecuniarie.
Per le aziende che hanno solo un piccolo numero di dipendenti, soddisfare il requisito può essere abbastanza semplice. Tuttavia, I-9, la gestione della conformità può diventare una sfida enorme per le aziende che hanno centinaia o anche migliaia di dipendenti. Al fine di garantire il corretto rispetto I-9 esigenze, le aziende hanno bisogno di mantenere e conservare le forme prive di errori, per monitorare i cambiamenti di stato e l'ammissibilità di occupazione, e assicurarsi che le forme siano adeguatamente aggiornata e modificata secondo le necessità. I datori di lavoro anche bisogno di un modo per garantire i moduli sono facilmente ricercabili e smaltite correttamente, quando non più necessari. In aggiunta a tali sfide, i problemi possono derivare da forme a volte in modo improprio o non completamente riempito e informazioni inesatte. I datori di lavoro può a volte è difficile verificare l'ammissibilità di lavoro di un individuo e può essere facilmente ingannati e da persona che fornisce false generalità e numeri di previdenza sociale.
Un modo per attenuare tali questioni è quella di esternalizzare la I-9 compito di gestione della conformità a un provider di servizi di terze parti. Molte aziende attualmente offrono I-9, servizi di gestione di conformità come parte di un più ampio portafoglio di servizi di screening sul posto di lavoro. Tali società offrono in genere un modo per affari file elettronicamente e presenta I-9 moduli, archiviare i documenti in formato elettronico e recuperare elettronicamente pure. fornitori di outsourcing possono aiutare le aziende di allerta per gli errori e le inesattezze in I-9 moduli e tenerli informati dei cambiamenti e degli aggiornamenti in I-9 requisiti. Possono aiutare i datori di lavoro in modo più rapido di ammissibilità schermo occupazione di imprenditori e lavoratori temporanei. Spesso mi-9 conformità servizi di gestione sono offerti in collaborazione con altri servizi di screening, quali i controlli di verifica sullo sfondo, due diligence report, nonché l'occupazione, il reddito e la verifica titolo di studio. Un simile processo di screening integrato può aiutare le aziende ad identificare e risolvere eventuali problemi di ammissibilità dei dipendenti prima che diventino problemi pieno titolo. È importante sottolineare che l'outsourcing della funzione di gestione I-9, rispetto a professionisti permette alle aziende di ridurre i costi e la complessità associati a svolgere il compito internamente e li aiuta a concentrarsi meglio sulle loro competenze principali.
