Finora abbiamo parlato in dettaglio su quanto il software di gestione del documento può trasformare il vostro posto di lavoro in un ufficio senza carta con una certa facilità. Ora, diamo un'occhiata a un esempio ipotetico di quello che questo processo potrebbe essere simile nello stesso ufficio. foto
Facciamo un affare ipotetico chiamato Majesstix International. Majesstix è uno studio commercialista che ha appena avuto un alta qualità senza carta suite di office software professionale installato. Ora Mike, un dipendente di Majesstix, sta per elaborare un voucher-conti da pagare. La prima cosa che Mike non è attiva la barra degli strumenti di imaging nel suo software di contabilità. Questo gli mostra tutti i pulsanti e opzioni di menu che avrà bisogno di trattare con un'immagine. Perché il voucher AP è ancora un documento a questo punto nel tempo, che sarà lui a iniziare con la base opzione:
. Mike ha uno scanner collegato al suo tavolo, naturalmente, così si nutre il voucher attraverso lo scanner, e pochi istanti dopo il software di gestione dei documenti ha esaminato la scansione voucher, identificato come un buono-conti da pagare , e si auto-ha aggiunto il tag [conti da pagare], la data, e un unico tag ID del documento. Poi Mike guarda la copia elettronica del documento con il pulsante , verifica che le informazioni sono lì e corretta, e, se necessario, seleziona e scansioni di nuovo. L'immagine viene poi messo in un elenco di 'buoni non approvati AP' per Mike (o un altro dipendente) di approvare. Il software di document imaging permetterà Mike di tenere fuori il workflow di approvazione prima impone che tutti i tagliandi non approvati da esaminare, approvare o del voucher immediatamente. Eventuali annotazioni, modifiche, o evidenziando che Mike fa a questo punto seguirà l'atto per la sua intera vita. Certo, non è sempre possibile avere un ragazzo su un tavolo di scansione e individualmente codifica dei documenti. In ambienti ad alto volume, i documenti vengono inviati a un luogo speciale in cui sono esplorati en masse , e ogni immagine acquisita viene immediatamente memorizzata su un server di immagini. taggers esperti verranno in seguito al tag ogni lotto di immagini con i tag appropriati. Quando tutto è detto e fatto, il documento che ha iniziato la sua vita sulla scrivania di Mike si trasforma in un oggetto elettronico che può essere manipolato da Majesstix dipendenti in tutto il mondo, con ogni cambiamento è rintracciabile di nuovo ad un utente. Milioni di documenti possono essere memorizzati su un unico server, accessibile da chiunque che ha bisogno, e, con la potenza di OLE, inserita perfettamente in qualsiasi documento che la società produce. Questa è la potenza e la velocità di un ufficio senza carta in esecuzione il software giusto document imaging. 